Hallo Herr Hoteldirektor

Digitalprodukt

Das KI-Toolkit
für kleine Hotels

50 ChatGPT-Prompts und 5 Automations-Vorlagen, die ich im eigenen Betrieb verwende — für die Arbeit, die abends liegen bleibt: Anfragen, Bewertungen, Angebote, Portaltexte, Dienstplan.

50
ChatGPT-Prompts
5
Automations-Vorlagen
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Die zweite Spalte

Die Liste hast du schon geschrieben.

Abschaffen, automatisieren, delegieren. Abschaffen kostet Entschlossenheit, delegieren kostet ein Gespräch. Beides hast du schon einmal gemacht. Die mittlere Spalte bleibt stehen, weil sie als Einzige Werkzeug braucht.

Das hier ist das Werkzeug. Nicht für alles, was in der Spalte steht — eine kaputte Waschmaschine automatisiert niemand. Aber für das, was bei acht bis fünfzig Zimmern tatsächlich darin landet: die Nachricht vor der Anreise, die Antwort auf die Bewertung, das Angebot, der Portaltext, die Checkliste fürs Zimmer, die Bestellliste, die Auswertung am Monatsende.

Wenn du den Hotel-Eigentümer-Check ausgefüllt hast: Nimm deine Auswertung dazu. Was du dort unter „automatisieren" notiert hast, findest du unten in einer der sieben Gruppen wieder.

Woher das kommt

Kein Prompt aus einer Liste, die jemand im Netz gefunden hat.

Ich betreibe das MYA Weinland Hotel in Kobern-Gondorf an der Mosel. Es gibt keinen Empfang, keinen Nachtdienst, und trotzdem kommen Gäste an, bekommen ihren Code und ihre Rechnung. Davor war ich fünfzehn Jahre Hoteldirektor — ich kenne beide Größenordnungen.

Diese Prompts sind dort entstanden. An Abenden, an denen eine Bewertung kam, die weh tat. An Morgen, an denen eine Anfrage seit drei Tagen unbeantwortet lag. Sie sind entsprechend misstrauisch geschrieben: Jeder Prompt, bei dem etwas schiefgehen kann, weist das Modell an, lieber nachzufragen als zu raten.

Ein erfundener Türcode ist ein Gast vor einer verschlossenen Tür. Ein erfundener Preis ist ein bindendes Angebot. Das steht in den Prompts drin, weil es mir passiert ist.

Teil 1

50 Prompts, sieben Gruppen

Jeder mit einer kurzen Einleitung, wann du ihn brauchst — und einer Liste, was du vor dem Absenden anpassen musst.

Gästekommunikation

8

Anreisemail mit Türcode, Antwort kurz vor Anreise, verspätete Ankunft, Störung im Haus, Beschwerde während des Aufenthalts, Sonderwünsche.

Bewertungen beantworten

7

Von der Top-Bewertung ohne Text bis zur unfairen Kritik. Dazu ein Prompt, der aus einem Stapel Bewertungen die wiederkehrenden Muster herausarbeitet.

Anfragen und Angebote

7

Aus der formlosen Mail ein Angebot, Gruppen und Familienfeiern, längere Aufenthalte, Nachfassen, und die Antwort auf „Geht da noch etwas beim Preis?“.

Texte für Website und Portale

8

Zimmerbeschreibungen, Portaltexte mit hartem Zeichenlimit, Google Business, Umgebungstipps, englische Fassungen, die nicht nach Übersetzung klingen.

Team und Dienstplan

7

Reinigungs-Checkliste, Übergabenotiz, Stellenanzeige, Einarbeitung, Arbeitsanweisungen und ein Dienstplanentwurf aus Verfügbarkeit und Belegung.

Einkauf und Lieferanten

6

Bedarf aus der Belegung, Bestellliste aus dem Inventurzettel, zwei ungleiche Angebote vergleichbar machen, Preiserhöhungen beantworten.

Zahlen und Auswertung

7

Belegung, ADR und RevPAR aus dem Buchungsexport. Die BWA in verständliches Deutsch. Was eine Portalbuchung nach Provision wirklich einbringt.

8 + 7 + 7 + 8 + 7 + 6 + 7= 50

Der Beleg

Zwei davon, vollständig

Nicht gekürzt, nicht beschönigt. So sehen alle 50 aus.

1.1 · Gästekommunikation

Anreiseinformation mit Self-Check-in-Code

Ein bis zwei Tage vor Anreise. Der Gast bekommt Adresse, Türcode, Parkhinweis und die wichtigsten Wege. Diese Mail entscheidet, ob am Anreisetag das Telefon klingelt oder nicht.

Du schreibst für [HOTELNAME], ein inhabergeführtes Hotel mit [ANZAHL] Zimmern in [ORT].
Es gibt keinen besetzten Empfang. Gäste checken selbst ein, über einen Türcode.

Aufgabe: Schreibe die Anreise-Mail an [GASTNAME], Anreise am [ANREISEDATUM], Abreise am [ABREISEDATUM], Zimmer [ZIMMERNUMMER].

Diese Informationen musst du verwenden, unverändert und vollständig:
- Adresse: [ADRESSE]
- Türcode Haustür: [HAUSTUERCODE]
- Türcode Zimmer: [ZIMMERCODE]
- Check-in ab: [CHECKIN_ZEIT]
- Check-out bis: [CHECKOUT_ZEIT]
- Parken: [PARKHINWEIS]
- Frühstück: [FRUEHSTUECKSREGELUNG]
- Kontakt bei Problemen: [TELEFONNUMMER]

Regeln:
- Anrede: Sie. Höflich, aber ohne Floskeln.
- Maximal 200 Wörter, plus die Betreffzeile.
- Codes und Zeiten stehen in eigenen Zeilen, nicht im Fließtext versteckt.
- Keine Begrüßungsfloskeln wie "Wir freuen uns sehr, Sie bei uns begrüßen zu dürfen".
- Keine Ausrufezeichen, keine Emojis, keine Werbung für Zusatzleistungen.
- Erfinde nichts. Wenn eine der Angaben oben fehlt oder unklar ist, schreibe die Mail nicht, sondern frage mich zuerst nach genau dieser Angabe.

Ausgabeformat:
1. Betreffzeile
2. Mailtext
3. Darunter eine Liste der Angaben, die ich vor dem Versand prüfen sollte.

2.3 · Bewertungen beantworten

Antwort auf eine schlechte Bewertung mit berechtigtem Kern

Zwei Sterne, deutlicher Ton, und beim zweiten Lesen musst du zugeben: Er hat recht. Bei mir war es der Türcode, der einmal erst um 21 Uhr ankam, weil eine Automatisierung hing. Solche Antworten schreibt man am besten nicht am selben Abend.

Du schreibst eine öffentliche Bewertungsantwort für [HOTELNAME],
[ANZAHL] Zimmer, [ORT], inhabergeführt.
Besonderheiten: [BESONDERHEITEN].

Bewertung auf [PORTAL], [ANZAHL STERNE] Sterne:
"[BEWERTUNGSTEXT]"

Was tatsächlich passiert ist: [DEINE SACHVERHALTSDARSTELLUNG].
Was ich davon in der Antwort erwähnen will: [WAS DAVON ÖFFENTLICH
GESAGT WERDEN DARF].
Was seither geändert wurde: [ÄNDERUNG ODER "nichts"].
Was ich dem Gast anbiete: [ANGEBOT ODER "nichts"].

Aufgabe: Schreibe 2 Antwortvarianten, eine knappe und eine
ausführlichere.

Regeln:
- Knappe Variante: 3 bis 4 Sätze. Ausführliche: höchstens 8.
- Der berechtigte Kern wird im ersten oder zweiten Satz eingeräumt,
  ohne Umweg und ohne "sofern es so war".
- Die Gäste werden gesiezt.
- Keine Gegenrede, keine Relativierung durch andere Bewertungen,
  kein Hinweis darauf, dass sich sonst niemand beschwert hat.
- Nur das, was oben unter "was seither geändert wurde" steht, darf
  als Änderung genannt werden. Steht dort "nichts", darf der Text
  nicht behaupten, das Problem sei behoben, und auch nicht andeuten,
  dass es gerade bearbeitet wird.
- Steht unter "Angebot" das Wort "nichts", darf keine Erstattung,
  kein Gutschein und kein Rabatt erwähnt werden.
- Höchstens eine Entschuldigung im ganzen Text. Zwei wirken unecht.
- Wenn ein Gespräch sinnvoll ist, ein Satz mit Verweis auf den
  direkten Weg. Keine Telefonnummer und keine Mailadresse im
  öffentlichen Text.
- Verboten: "Es tut uns außerordentlich leid", "Ihre Zufriedenheit
  hat für uns oberste Priorität", "Wir bitten dies zu
  entschuldigen", Ausrufezeichen, Emojis.

Ausgabeformat: Variante A (knapp), Variante B (ausführlich),
darunter eine Liste der Aussagen im Text, die ich vor dem
Veröffentlichen auf Richtigkeit prüfen muss.
Alle 50 für 29,00 €

Teil 2

5 Automations-Vorlagen

Als Ablauf beschrieben, nicht als Importdatei. Damit funktionieren sie in jedem Werkzeug — und notfalls von Hand.

  1. 01

    Anfrage wird zu einem Angebotsentwurf

    Die formlose Mail kommt an, der Ablauf zieht Zeitraum, Personen und Wünsche heraus, gleicht sie gegen deine Preistabelle ab und legt dir einen Entwurf zur Freigabe hin.

  2. 02

    Neue Bewertung wird zu einem Antwortentwurf

    Der Entwurf entsteht im Ton deines Hauses. Unterhalb einer Sternschwelle geht nichts automatisch raus, sondern du bekommst eine Nachricht.

  3. 03

    Die Anreise-Strecke

    Bestätigung sofort, Anreiseinformation mit Anfahrt und Türcode kurz vorher, kurze Nachricht am Anreisetag. Mit dem Fehlerfall, den man dabei am meisten fürchtet.

  4. 04

    Rechnung nach der Abreise

    Am Abreisetag erzeugt und versendet. Die Beträge kommen aus deinem System, nie aus einem Sprachmodell — die KI formuliert höchstens die Begleitmail.

  5. 05

    Wochenzahlen als Montagsmail

    Belegung, ADR und RevPAR der Vorwoche, verglichen mit Vorwoche und Vorjahr, dazu zwei Sätze Deutung. Gerechnet wird in der Tabelle, gedeutet vom Modell.

  6. Jede Vorlage hat einen Abschnitt „Die Handbremse“ — wo ein Mensch draufschauen muss, bevor etwas den Gast erreicht.

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Damit es keine Enttäuschung gibt

Was das Toolkit nicht ist

  • Kein Kurs, kein Video, keine Community. Zwei Dateien, sonst nichts.
  • Keine Software und kein Abo. Du brauchst einen ChatGPT-Zugang, der kostenlose reicht für die meisten Prompts.
  • Die Automations-Vorlagen sind systemneutral beschrieben — als Ablauf, den du in Make, n8n oder Zapier nachbaust oder erst einmal von Hand gehst. Keine Importdatei, die in einem halben Jahr nicht mehr passt.
  • Kein Ersatz für Steuerberater oder Anwalt. Die Prompts erklären, sie beraten nicht.

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Einmal 29,00 €. Danach gehört es dir.

So viel kostet eine halbe Stunde deiner Zeit. Wenn dir ein einziger Prompt einen Abend am Schreibtisch erspart, hat es sich gerechnet.

29,00 €

Einmalig · Kein Abo

inkl. 19 % USt (24,37 € netto + 4,63 € USt) · keine Versandkosten, digitaler Download

Bezahlung über Stripe. Nach dem Kauf landest du direkt auf der Download-Seite; dieselben Links kommen zusätzlich per E-Mail. Mit dem Kauf gelten die AGB.

  • ✓50 Prompts als PDF und als reine Textdatei
  • ✓5 Automations-Vorlagen, systemneutral beschrieben
  • ✓Download sofort nach der Zahlung, zusätzlich per E-Mail
  • ✓Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer, bereits als bezahlt vermerkt

Fragen

Bevor du kaufst

Passt das zu meinem Haus — oder ist es zu klein gedacht?
Die Prompts hängen nicht an der Zimmerzahl, sondern an Situationen, die es in jedem Haus gibt: die Anfrage, die Bewertung, der Portaltext, die Übergabenotiz, die Auswertung am Monatsende. Ob du acht oder fünfzig Zimmer hast, ändert daran nichts — nur wie oft es vorkommt. Wo Größe eine Rolle spielt, steht eine Stelle zum Einsetzen im Prompt, etwa deine Zimmeranzahl bei der Bestellliste. Was nicht passt: Häuser mit eigener Marketing- oder IT-Abteilung. Dort gibt es die Vorlagen längst.
Ich habe noch nie ernsthaft mit KI gearbeitet.
Dann ist das der einfachste Einstieg, den ich kenne. Du kopierst einen Prompt, ersetzt die markierten Stellen durch deine Angaben und liest, was zurückkommt. Kein Kurs, keine Einrichtung, keine neue Software. Zwei vollständige Prompts stehen weiter oben auf dieser Seite — daran siehst du vorher, worauf du dich einlässt.
Ist das wirklich einmalig?
Ja. Einmal 29 Euro, danach nichts mehr. Es gibt keine Verlängerung, kein Konto, kein Kündigungsdatum. Du bekommst zwei Dateien, die dir gehören.
Was bekomme ich genau?
Ein PDF mit allen 50 Prompts und den 5 Automations-Vorlagen, im selben Stil wie das Arbeitsheft. Dazu dieselben 50 Prompts als reine Textdatei, damit du sie kopieren kannst, ohne dich mit PDF-Formatierung zu ärgern.
Brauche ich ChatGPT Plus?
Nein. Die Prompts sind so geschrieben, dass sie auch im kostenlosen Zugang funktionieren. Sie laufen ebenso in anderen Sprachmodellen — an ChatGPT gebunden ist nichts.
Kann ich widerrufen?
Bei digitalen Inhalten erlischt das Widerrufsrecht, sobald der Download bereitsteht — vorausgesetzt, du hast dem ausdrücklich zugestimmt. Genau dafür ist die Checkbox im Kauf da. Ohne diese Zustimmung startet der Kauf nicht.
Bekomme ich eine Rechnung?
Ja, automatisch nach der Zahlung, mit ausgewiesener Umsatzsteuer. Sie ist bereits als bezahlt vermerkt — du musst nichts überweisen.